Microsoft Access Eğitimi

Microsoft Access Nedir?

Microsoft Access, Microsoft Office paketi içinde yer alan bir veri tabanı yönetim sistemi programıdır. Bu program, kullanıcıların veri tabanı oluşturmasına, düzenlemesine ve yönetmesine olanak tanır.

Microsoft Access, çeşitli araçlarla birlikte kullanıcıların verilerini organize etmelerine, filtrelemelerine ve sorgulamalarına imkan verir.

Veri Tabanı Nedir?

Veritabanları, yapılandırılmış bilgi veya verilerin depolandığı alanlardır. Bilgi artışıyla birlikte bilgisayarda bilgi depolama ve bilgiye erişim konularında yeni yöntemlere ihtiyaç duyulmuştur.

Veri tabanı kullanılacak olan site veya programa bağlanarak aktif hale getirilir. Hem siteden bilgi alır kaydeder hem de içerisindeki bilgilerle sitenin deposunu oluşturur.

Aşağıda örnek bir veri tabanı ve veri çeşitlerini görüyorsunuz.

Bölüm 1

Access’te Veritabanı Oluşturma

Veritabanı oluşturma

Access'i açın.Access zaten açıksa Dosya > Yeni'yi seçin.
Boş veritabanı'nı veya bir şablonu seçin.

Veritabanı için bir ad girin, konumunu belirleyin ve sonra Oluştur'u seçin.Gerekirse, veritabanı açıldığında sarı ileti çubuğunda İçeriği etkinleştir'i seçin.

Access’te Veritabanı Düzenleme

Access'te veri eklemek için Excel tablosunda hazır olan verileri kullanabilirsiniz. Yada sıfırdan kendiniz de oluşturabilirsiniz.

Verileri Excel’den Access'e Aktarma

Excel çalışma kitabını açın, her sütunun bir başlığı olduğundan ve bir veri türü içerdiğinden emin olun, sonra veri aralığını seçin.
Dış Veri > Excel'i seçin.
Excel dosyasını bulmak için Gözat'ı seçin, varsayılan değerleri kabul edip Tamam'a tıklayın.
Verilerinizin ilk satırı sütun başlıklarını içeriyor mu? seçeneğini belirleyin ve sonra İleri'ye tıklayın.
Kalan sihirbaz ekranlarını tamamlayıp Son'u seçin.

Access'te Sıfırdan Veri Tabanı Oluşturma

Boş bir veritabanı seçildiğinde, otomatik olarak boş bir tabloyla başlanır. Verilerinizi bu tabloya el ile veya başka bir kaynaktan kopyalayıp yapıştırarak girmeye başlayabilirsiniz.

Her kayıt ayrı bir satır olmalıyken, her bir veri parçası bir sütunda (alan) gösterilmelidir.

Örneğin; her bir satır bir müşteri olurken, her alanda bu müşteri hakkında farklı bir bilgi yer alır (ad, soyadı, e-posta adresi, telefon numarası vb.).

Hangi alanın ne olduğunu ayırt etmeyi kolaylaştırmak için sütun etiketlerini yeniden adlandırabilirsiniz. Adı değiştirmek için sütun başlığına çift tıklayınız.

Bölüm 2

Access Tablo İlişkileri

Her tablo, her giriş için özel olan bir anahtara sahip olacaktır. Ayrıca tablolar veritabanında başka bir tabloyla bağlantı kurulabilir.

Örneğin; Siparişler tablonda hangi müşterinin hangi ürünü sipariş ettiğini izlemek için bir Müşteri ID alanı olabilir. Müşteri tablosundaki ID alanıyla bu alan arasında bir ilişki oluşturabilirsiniz.

İlişkileri kullanmak verilerini tutarlı, etkili ve okunabilir tutmana yardımcı olur. Üst düzey yöneticiler buralardan gelen raporları dikkatle okuyarak şirketleri yönetir.

Access Tablo İlişkileri Kurma

Veritabanı Araçları sekmesine tıklanır. İlişkiler bölümündeki İlişkiler düğmesine tıklanır. Veritabanındaki tüm tablolarının özetinin bulunduğu yeni bir pencere açılır.